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株式会社エヌ・エル・エヌ(以下、「当社」という)は、お客様の大切な個人情報を取り扱う事業者として、ここに当社の個人情報保護方針を定め、それに従い、お客様の個人情報の保護に万全を尽くします。

エヌ・エル・エヌ個人情報保護方針

制定日2013年 7月 1日
最終改定日 2020年7月10日
株式会社 エヌ・エル・エヌ
代表取締役 西根 伸吾

1. 個人情報の保護についての考え方

当社では、株式会社NLNで遂行する財務、経理、総務、人事、給与、社保、情報システム 業務など管理本部の全ての各業務担当が取り扱う、または、関わるすべての方々(株主様、従業員等を含み、以下総称して「ご本人様」といいます)の個人情報が、個人情報保護法並びに個の人格尊重(プライバシー保護)の理念の下に適正かつ慎重に取り扱われるべきものであり、法令遵守のみならず、個人の権利利益と密接に関わるものであるという認識に基づき、個人情報の取扱に際して以下の事項を誓約いたします。

  1. 個人情報の取扱いに関する法律、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、「JISQ15001 :2017」規格に準拠した個人情報マネジメントシステムを策定し、継続的な維持・改善を行います
  2. 個人情報の取扱いに関する規程を明確にし、従業員等に周知徹底します。また、取引先等に対しても適切に個人情報を取扱うように要請します。
  3. 個人情報の取得、利用及び提供に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、もしくは同意を得た上で、その利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い(目的外利用)を行わないよう個人情報を取扱い、その為の措置を講じます。
  4. 個人情報を取扱うに当たっては、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定めるものとし、法令により例外として扱うことが認められている場合を除き、保存期間経過後または利用目的を達成した後は、個人情報を遅滞なく消去します。
  5. 個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止及び是正するため、必要な対策を講じて適切な管理を行ないます。
  6. 保有する個人情報について、ご本人様からの利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の停止の依頼を所定の窓口でお受けして、誠意をもって対応します。

2. 苦情・相談

当社の保有する個人情報、個人情報の取り扱い、及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関して、ご本人様より苦情・相談のお申し出を頂いた場合、迅速かつ適切に対応いたします。

<苦情相談窓口>
〒163-0708 東京都新宿区西新宿2丁目7-1 小田急第一生命ビル8階
電話:03-5909-8866 FAX:03-5903-8953
E-mail:nln-saiyo@nln.co.jp
苦情相談窓口責任者:藤澤 大輔

<個人情報取扱い窓口>
お客様、その他の方の窓口 03-5909-8866 〔受付時間/平日※10:00~18:00〕
土日祝祭日及び8月11日~8月17日、12月28日~1月4日を除きます。

3. 附則

この個人情報保護方針は、2017年7月1日  から施行します。なお、法令・各種ガイドライン等の制定や変更等に伴い、この個人情報保護方針を変更することがあります。方針の変更につきましては当社ホームページ上において公表いたします。

当社は下記の認定個人情報保護団体対象事業者です。
こちらの連絡先でも、個人情報に関する苦情を受付けております。

認定個人情報保護団体の名称:一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(JUAS)
苦情の解決の申出先:認定個人情報保護団体事務局 苦情相談室
住所:東京都中央区日本橋堀留町2-4-3 日本橋堀留町2丁目ビル8F
電話番号:03-3249-4104
受付時間 10:00~16:00(土日祝日休み)
※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

個人情報の取扱い

1. 当社の名称

株式会社エヌ・エル・エヌ
東京都新宿区西新宿2丁目7-1 小田急第一生命ビル8階

2. 個人情報保護管理者

所属:管理本部
氏名:藤澤 大輔
連絡先:〒163-0708 東京都新宿区西新宿2丁目7-1 小田急第一生命ビル8階
電話:03-5909-8866/FAX:03-5903-8953
E-mail:nln-saiyo@nln.co.jp

3. 事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取扱いに関すること

当社は、当社が遂行する各事業において必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は下記の目的で利用させていただきます。また、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱いに関する契約の締結をはじめ、適切な監督を実施します。

(1)管理本部業務で取り扱う個人情報の利用目的

個人情報 利用目的
財務・経理・総務部門で 取り扱う 個人情報 取次した商品・サービスの契約締結に必要な お客様情報や、取引先様との契約締結情報などに伴う各種個人情報
人事部門で取り扱う個人情報 新規採用および雇用従業員の履歴書、雇用契約書などの各種人事系個人情報
給与・社保部門で取扱う個人情報 全従業員の給与関連・社会保険関連に伴うすべての個人情報

(2)当社の保有個人情報データの利用目的

個人情報 利用目的
管理本部部門全体で取り扱う個人情報 取次商品・サービスの顧客情報 給与・社保・人事部門で取扱う従業員個人情報
事業所の電話システムで録音した通話記録 顧客対応における不適格な営業トークへの事前指導・応対品質向上の為
お問合せで取得した個人情報 お問合せへの回答連絡の為
採用応募者の個人情報 採用選考、及びそれに関する連絡、事務処理
株主情報の管理個人情報 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため 株主としての地位に対し、当社から各種便宜を供与する為 株主と当社の関係の中でも、社団の構成員と社団という観点から双方の関係を円滑にするための各種の方策を実施する為 各種法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等
人事業務の個人情報 従業員人事管理就業規則等に定める制度事項の運用管理、勤務状況管理、給与計算、税務処理、社会保険制度の運用管理、安全衛生管理、健康診断、福利厚生諸制度の運用管理、入退室管理、各種書類作成、従業員教育、その他社内における業務管理及び連絡、法令等に定める手続きの実施、その他業務遂行に必要な範囲での利用

4. 保有個人データの開示等
(利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の停止)受付方法・窓口

当社の保有する個人情報に関するお申し出及びその他の個人情報に関するお問合せは、以下の方法にて受け付けます。なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

(1)受付手続き
下記の宛先に電話でお申込ください。
受付手続についての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げますが、下記の窓口及び方法によりご本人様(または代理人)であることの確認をしたうえで、原則として書面により回答いたします。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。

《受付の方法・窓口》
住所:東京都新宿区西新宿2丁目7-1 小田急第一生命ビル8階
電話:03-5909-8866
受付時間は平日※の午前10時から午後6時までとさせていただきます。
※土日祝祭日及び8月11日~8月17日、12月28日~1月4日を除きます。

《本人確認の方法》
■ご本人様からのお申込の場合、ご本人であることの確認のために、以下の情報をご提出いただきます。
当社の保有する個人情報の内容に関して、ご本人様の情報について利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の停止をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用又は提供の停止をします。

電話口での確認方法
氏名・住所・電話番号・暗証番号等の当社ご登録情報の確認

申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの
運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証の写しのいずれか1つと、現住所を確認できる書類(住民票の写し、公共料金の請求書等)
(免許証等をご提出の場合は、本籍地等機微情報は黒塗してご提出ください。)

《代理人・法定代理人確認の方法》
■代理人・法定代理人からのお申込の場合、確認のために、以下の情報をご提出いただきます。
本人及び代理人確認に必要な書類
請求者が「本人」の場合には①を、「代理人」の場合には①②③を、それぞれご用意ください。

①本人確認書類
住民票の写し(本籍地・個人番号を含まない、発行日から30日以内のものに限る)
および、以下から1点の計2点をご提出ください。
a)運転免許証または運転経歴証明書(表面・裏面のコピー)
b)パスポート(表面・裏面のコピー)
c)写真付き住民基本台帳カード(表面・裏面のコピー)
d)マイナンバーカード(写真付き表面のみコピー)
e)在留カードまたは特別永住者証明書(表面・裏面のコピー)
f)公的機関が発行する写真付き証明書(コピー ※住所欄を含むこと

②代理人の本人確認書類
住民票の写し(本籍地・個人番号を含まない、発行日から30日以内のものに限る)
および、以下から1点の計2点をご提出ください。
a)運転免許証または運転経歴証明書(表面・裏面のコピー)
b)パスポート(表面・裏面のコピー)
c)写真付き住民基本台帳カード(表面・裏面のコピー)
d)マイナンバーカード(写真付き表面のみコピー)
e)在留カードまたは特別永住者証明書(表面・裏面のコピー)
f)公的機関が発行する写真付き証明書(コピー ※住所欄を含むこと)

③代理人の資格確認書類
以下の代理人区分から、該当する書類をご提出ください。
a)未成年後見人の場合
選任決定書、登記事項証明書または戸籍証明書(戸籍謄本・抄本)
b)成年後見人の場合
選任決定書、または登記事項証明書
c)任意代理人の場合
委任状(本人の捺印があるもの)および委任状に押された印鑑の印鑑証明書

尚、ご提出いただいた証明書類等につきましては返却いたしません。

(2)手数料
当社では開示等の一連の手続に対する費用としての手数料請求は行いません。
但し、開示等の求めに対し、「利用目的の通知」、及び「開示」について郵送の方法により回答した場合は、1件につき430円(郵送・簡易書留代)をご負担いただきます。
申込書類に430円分の郵便切手を同封ください。なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。

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